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Eine App, zwei Ebenen, fünf Rollen. Hier sehen Sie genau, wer was sieht, wer was darf, und was im Hintergrund automatisch passiert — Schritt für Schritt erklärt.
01 — Der Aufbau
Alles in ZwergalPost baut auf einer Trennung auf. Der Träger ist die Organisation über den Kitas. Der Tenant ist die einzelne Kita, in der der Alltag stattfindet. Daten bleiben strikt getrennt — eine Nachricht in Kita A ist in Kita B unsichtbar, selbst beim selben Träger.
Für einen Träger gibt es zwei Rollen: „Viewer" und „Owner". Ein Geschäftsführer einer privaten Organisation oder die Obfrau eines Vereins mit der Rolle „Owner" kann anhand einer Verlinkung im Träger-Dashboard selbst zur Leitung werden, z. B. während einer Abwesenheit der Leitung. Die Rolle „Viewer" hat nur Zugriff auf das Träger-Dashboard und sieht nur die standortübergreifenden oder standortbezogenen Statistiken. Dies ist z. B. nützlich für einen Gemeindemitarbeitenden in koordinierender Rolle.
Die Organisation, die eine oder mehrere Kitas betreibt — etwa eine Pfarre mit drei Häusern oder ein Unternehmen mit zehn Standorten. Sieht alle eigenen Kitas auf einen Blick, greift aber nicht in den Alltag ein.
Eine einzelne Kita — hier findet das echte Leben statt. Eigene Kinder, Eltern, Mitarbeitende, Kalender, Mittagessen, Pinnwand und Nachrichten. Nichts dringt nach außen — alles DSGVO-konform gespeichert und abgestimmt auf echte Kita-Zyklen.
02 — Die Rollen
Dieselben Daten, fünf Blickwinkel. Von der Leitung, die alles sieht, bis zur Bezugsperson, die nur ihr eigenes Kind sieht. Jede Rolle bekommt genau das, was sie für ihren Alltag braucht.
Die Person, die die Kita leitet. Sieht alles — jedes Kind, jede Nachricht, jeden Toggle. Eigenes Kommandozentrum-Dashboard, das keine andere Rolle sieht.
Verantwortlich für eine Gruppe. Sieht standardmäßig nur die eigenen Kinder, Nachrichten und Pinnwand. Ihr Blickfeld ist ihre Gruppe.
Unterstützt die Gruppenleitung. Standardrechte enger als die GL — vieles schaltet die Leitung per Toggle frei. Kann nie Eltern-Berechtigungen bearbeiten.
Fachkraft mit den engsten Rechten. Sieht die Tagesliste der Gruppe, markiert Wechselsachen. Sendet keine Nachrichten. Kann Pinnwand, Mittagessen-Plan und alles weitere Wichtige sehen, aber nicht bearbeiten.
Sammelbegriff für alle Erwachsenen rund um ein Kind — Eltern, Großeltern, Notfallkontakt, Jugendamt, Sonstige. Technisch eine Rolle, aber die echten Rechte richten sich nach der individuellen Konfiguration, die die Leitung pro Person setzt. Jede Bezugsperson lebt in einer Blase um das eigene Kind.
03 — Die Module
Jede Kita besteht aus einer Reihe von Seiten — vom Dashboard über die Tagesliste bis zur Verwaltung. Was jemand sieht, hängt von der Rolle ab.
Kommandozentrum mit Countern für den Tag: Klärungsbedarf, offene Abholungen, Meldepflicht, ungelesene Nachrichten.
Wer ist da, krank, im Urlaub, unbekannt. Mit Tageslog oben — alle Meldungen des Tages in Echtzeit. First-Wins bei Abholung.
Broadcasts, Gruppen- und Einzelnachrichten. Drei Typen: Info, Pflicht, Notfall. Notfall mit 1-Stunde-Cooldown.
Events einrichtungsweit oder pro Gruppe, mit RSVP und Auto-Reminder 24 h vorher. Alte Events wandern ins Archiv.
Schwarzes Brett für statische Infos. Drei Typen: Text, Nur-Bild, Polaroid mit Handschrift. Pro Gruppe oder einrichtungsweit.
Wochen-Speiseplan per Upload mit Auto-Extraktion. Mittagskind-Umfragen mit Cutoff-Zeit für die Abrechnung.
Multiple Choice oder Freitext, mit oder ohne Deadline und Anonymität. Eigenständiges Modul, pro Träger aktivierbar.
Eltern melden Abwesenheiten (Urlaub, Krank, Abwesend) mit ein paar Klicks. Meldepflichtigen Erkrankungen können freigeschalten werden, inkl. Behördenmeldung und DSGVO-konformen Melderegister.
Dienstplan, Abholprotokoll, Meldepflicht, Zugangsanfragen, Engagement, Stammdaten, DSGVO, Einstellungen.
04 — Abläufe
Zwei zentrale Abläufe, Schritt für Schritt — so erlebt ihn die Bezugsperson am Handy und die Leitung am Bildschirm.
Ablauf · Abholung ändern
Heute holt die Oma ab? Klaus meldet die Änderung in der App — und die Kita bekommt sie sofort zur Bestätigung, ganz ohne Telefonmarathon.
Ablauf · Tageslog & Bestätigung
Jede Meldung — Krankmeldung, Urlaub, Abholungsänderung — landet sofort im Tageslog oben auf der Tagesliste. Die Abholung bestätigt das Personal mit einem Tippen.
Ablauf · Einrichtung in 30 Minuten
05 — Berechtigungen
Die Leitung behält die volle Kontrolle — über globale Toggles für das Personal und über die individuelle Konfiguration jeder einzelnen Bezugsperson.
Gelten global für alle Gruppenleitungen und Assistenzkräfte. Ein Schalter — und die Funktion erscheint oder verschwindet bei allen.
Individuell pro verknüpftem Kind. Getrennt in Berechtigungen (was darf die Person) und sichtbare Bereiche (welche Module sieht sie überhaupt).
Personal-Matrix · Standardrechte
| Aktion | Leitung | GL | Assistenz | Stütz |
|---|---|---|---|---|
| Ganze Kita sehen | ✓ erlaubt | ○ nicht verfügbar | ○ nicht verfügbar | ○ nicht verfügbar |
| Eigene Gruppe sehen | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt |
| Broadcast an alle | ✓ erlaubt | ○ nicht verfügbar | ○ nicht verfügbar | ○ nicht verfügbar |
| Gruppen-Nachrichten | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt | ⊙ per Toggle freischaltbar | ○ nicht verfügbar |
| Notfall-Nachricht | ✓ erlaubt | ○ nicht verfügbar | ○ nicht verfügbar | ○ nicht verfügbar |
| Events erstellen | ✓ erlaubt | ⊙ per Toggle freischaltbar | ○ nicht verfügbar | ○ nicht verfügbar |
| Abholung bestätigen | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt | ⊙ per Toggle freischaltbar | ○ nicht verfügbar |
| Wechselsachen / Allergien | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt | ✓ erlaubt |
| Elternberechtigungen bearbeiten | ✓ erlaubt | ⊙ per Toggle freischaltbar | ○ nicht verfügbar | ○ nicht verfügbar |
| Einstellungen ändern | ✓ erlaubt | ○ nicht verfügbar | ○ nicht verfügbar | ○ nicht verfügbar |
06 — Erweiterungen
Zwei Wege, einer Mitarbeiterin temporär mehr zu geben — der leichte Öffner-Grant und die volle Stellvertretung. Sie schließen sich gegenseitig aus.
Erweitert nicht die Rechte, nur die Sichtbarkeit auf der Tagesliste. Für den Frühdienst: „Anna schließt auf und muss wissen, welche Kinder der ganzen Kita heute krank sind."
Die GL oder Assistenzkraft wird effektiv zur Leitung — sieht und kann alles. Nur eine gleichzeitig aktiv. Stützkraft kann keine Stellvertretung werden.
07 — Im Hintergrund
Einiges läuft von selbst — zu festen Zeiten, in der Zeitzone Wien. So bleibt die Kita aktuell, ohne dass jemand daran denken muss.
Kinder, die weder anwesend noch abwesend gemeldet wurden, werden „unbekannt" gesetzt und landen im Counter der Leitung.
Prüft anstehende Events und schickt einen Push an alle Zusager — bewusst nur an Interessierte, kein Spam.
Bis zu dieser Zeit können Eltern noch Abwesenheiten und Abholungsänderungen für heute einreichen. Unabhängig konfigurierbar.
Persönlich ausgeblendete Tageslog-Einträge werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.
Events älter als 7 Tage UND bereits gelesen wandern pro Nutzer ins Archiv. Ungelesene bleiben sichtbar.
Abgelaufene Grants verlieren beim nächsten Seitenaufruf die erweiterte Sicht. Vertretungs-Wechsel mit Zukunftsdatum starten nahtlos.
08 — Rückmeldung
Nach fast jeder Aktion gibt die App ein kleines Signal — grün bei Erfolg, gelb bei Warnung, rot bei Fehler, oder direkt im Formular.
Grüne Banner: „Abwesenheit gemeldet", „Event gespeichert". Verschwinden von selbst.
Gelb: „Aktive Abwesenheit überschneidet sich". Kurz sichtbar zum Lesen.
Rot: technisches Problem. Im Zweifel Seite neu laden oder Aktion wiederholen.
Direkt im Formular statt als Toast — wird nicht so leicht übersehen.
Eine App für die ganze Kita — vom Träger bis zur Oma. DSGVO-konform, EU-Server, made in Austria.